Zeiterfassung im Projekt: Grundlagen

Kaum ein Thema erzeugt in Planungsbüros so viel Widerstand wie Zeiterfassung. Und kaum eines wird so oft falsch aufgesetzt – meist deshalb, weil zwei grundverschiedene Zwecke in dasselbe Formular gepresst werden.

Zwei Zwecke, die man auseinanderhalten muss

Arbeitszeiterfassung beantwortet: Wann hat wer gearbeitet, wie lange, mit welchen Pausen? Das ist eine arbeitsrechtliche Pflicht, sie betrifft alle Mitarbeitenden, und die Anforderungen sind formal. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts von 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen – Beginn, Ende und Dauer.

Projektzeiterfassung beantwortet etwas völlig anderes: Wie viel Aufwand hat Projekt 24-118 tatsächlich gekostet, aufgeteilt nach Leistungsphase und Tätigkeit? Das ist keine Pflicht, sondern betriebswirtschaftliche Selbstverteidigung.

Beides ist nötig, beides sind Zeiten – aber die Anforderungen sind gegensätzlich. Arbeitszeit muss vollständig und lückenlos sein. Projektzeit muss vor allem zuordenbar sein; ob eine halbe Stunde Kaffeepause korrekt abgegrenzt ist, interessiert für die Nachkalkulation niemanden.

Wer beides in ein einziges, minutengenaues Formular presst, bekommt den schlechtesten aller Zustände: Das Team empfindet es als Kontrolle, die Daten werden trotzdem geschätzt statt erfasst, und für die Nachkalkulation taugen sie am Ende nicht.

Warum die Nachkalkulation der eigentliche Punkt ist

Ein Planungsbüro verkauft Leistung, deren Aufwand vorab geschätzt wird. Ob die Schätzung stimmte, weiß man ohne erfasste Zeiten nie.

Das klingt banal, hat aber eine unangenehme Konsequenz: Ein Büro ohne Projektzeiterfassung wiederholt seine Kalkulationsfehler unbegrenzt oft. Der Auftragstyp, der strukturell zu billig angeboten wird, wird jedes Jahr wieder zu billig angeboten – und weil er sich gut verkauft, macht man immer mehr davon.

Die typische Erkenntnis nach dem ersten Jahr sauberer Erfassung ist selten „wir arbeiten zu langsam". Sie lautet fast immer: Ein bestimmter Projekttyp oder ein bestimmter Auftraggeber kostet erheblich mehr Aufwand als angenommen. Das ist eine Information, aus der man Preise machen kann.

Die Granularität ist die entscheidende Entscheidung

Hier scheitern die meisten Einführungen. Die Versuchung ist groß, möglichst fein zu erfassen – nach Projekt, Leistungsphase, Tätigkeitsart, Teilaufgabe. Das Ergebnis ist ein Formular, das niemand ehrlich ausfüllt.

Die Faustregel: So grob wie möglich, so fein wie nötig für die Entscheidung, die man treffen will.

Für die meisten Büros reicht: Projekt, Leistungsphase, Datum, Dauer. Wer wissen will, ob Zeichnen oder Prüfen mehr Aufwand frisst, ergänzt eine kurze Tätigkeitsliste – aber eine mit fünf Einträgen, nicht mit dreißig.

Ein Praxistest: Wenn das Ausfüllen eines Tages länger als zwei Minuten dauert, wird es nicht täglich gemacht. Wird es nicht täglich gemacht, wird es freitags geschätzt. Geschätzte Zeiten sind für die Nachkalkulation wertlos – sie bestätigen nur die ursprüngliche Annahme.

Widerstand ernst nehmen, aber richtig einordnen

Der Widerstand im Team ist real und meist berechtigt gemeint: Niemand möchte, dass seine Minuten gezählt und bewertet werden.

Was hilft, ist Ehrlichkeit über den Zweck. Projektzeiterfassung dient der Kalkulation, nicht der Leistungsbeurteilung. Wer sie einführt und dann Mitarbeitergespräche über Stundenzahlen führt, hat sie im selben Moment kaputtgemacht – ab da wird geschätzt, was gut aussieht.

Was ebenfalls hilft: die Ergebnisse zurückspielen. Ein Team, das nach einem halben Jahr sieht, welcher Projekttyp das Büro trägt und welcher es kostet, versteht wofür es erfasst. Ein Team, dessen Daten in einer Auswertung verschwinden, die nie jemand zeigt, erfasst nur noch pro forma.

Die Brücke zur Abrechnung

Erfasste Zeiten sind nicht die Rechnungsgrundlage – Honorar nach HOAI ergibt sich aus anrechenbaren Kosten, Honorarzone und Leistungsphasen, nicht aus Stunden. Bei Zeithonorar und bei Besonderen Leistungen ist die Erfassung dagegen unmittelbar die Grundlage, und dann muss sie belegfähig sein.

Wichtiger ist der indirekte Beitrag: Wer laufend sieht, welche Leistungsphase wie weit erbracht ist, kann Abschläge stellen, wenn die Leistung erbracht wurde – statt am Jahresende. Und wer bei einer Nachfrage belegen kann, welcher Aufwand in eine Teilleistung geflossen ist, steht in der Diskussion deutlich besser da.

Vier Punkte für die Einführung

1. Zwecke trennen. Arbeitszeit und Projektzeit sind zwei Systeme mit zwei Anforderungen. Wer sie vermischt, verliert beide.
2. Grob anfangen. Projekt und Leistungsphase reichen für den Start. Verfeinern kann man immer noch – zurückrudern nicht.
3. Täglich statt wöchentlich. Zwei Minuten am Tag schlagen zwanzig Minuten am Freitag, weil die zwanzig Minuten geraten sind.
4. Auswertung zeigen. Zahlen, die niemand zu sehen bekommt, werden nicht ernsthaft erfasst.

Stand: August 2026. Dieser Beitrag gibt allgemeine Praxishinweise. Zu den arbeitsrechtlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung im konkreten Fall beraten Fachanwältinnen und Fachanwälte für Arbeitsrecht.